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(Wissenskarten) Isabel Kinner
Markus Haag
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Inhalt
Wissenskarten sind Werkzeuge des Wissensmanagements. Mit Hilfe von Wissenskarten wird Wissen grafisch in Verzeichnissen dargestellt. Man spricht daher auch von „Kartografierung“ von Wissen. Wissenskarten sind „Metainformationssysteme“, das heißt sie enthalten keine Wissensinhalte, sondern Informationen über Wissen in Form von Hinweisen (vgl. „Pointer-Systeme“) z.B. auf Experten oder Literatur. 2.) Anwendungsgebiete Wissenskarten dienen der Lokalisierung von Wissen beziehungsweise der Schaffung von Wissenstransparenz innerhalb einer Organisation. Unternehmen wissen häufig gar nicht über welches „Wissenspotenzial“ sie eigentlich verfügen. Zwar weiß die Personalabteilung über Qualifikationen der Mitarbeiter Bescheid, die Organisation als Ganzes hat jedoch keinen Überblick über vorhandenes Wissen und Fähigkeiten. Wissenskarten zeigen aber auch Wissenslücken im Unternehmen auf. Nur wenn man weiß, was man nicht weiß, kann man versuchen, sich fehlende Kompetenzen und Fähigkeiten zu beschaffen und somit vorhandene Wissenslücken schließen und zu einer verbesserten „Wissensinfrastruktur“ beitragen. Formalisierbare Wissensarten können anhand von Wissenskarten leicht zugänglich gemacht werden. Die Computertechnologie macht es möglich, die Informationen raum- und zeitunabhängig für einen großen Personenkreis zur Verfügung zu stellen und beispielsweise einen sofortigen Kontakt zum gewünschten Experten z. B. via E-Mail herzustellen. Somit werden zeit- und kostenaufwendige Recherchen nach potenziellen Experten u. Ä. vermieden. Wissenskarten verhelfen außerdem zu einer transparenteren Organisation des bereits vorhandenen Wissens. Sie ermöglichen somit eine Wiederverwendung von Wissen. 3.) Welche Informationen über Wissen können mit Wissenskarten festgehalten werden? Auf Wissenskarten können die folgenden Informationen über Wissen festgehalten werden: - Wissensträger,
Je nach erfasster Art der Information können die in Abschnitt 4 beschriebenen Arten von Wissenskarten unterschieden werden. 4.) Verschiedene Arten von Wissenskarten 4.1.) Wissensträgerkarten Wissensträgerkarten geben
Auskunft über die Träger von Wissen (z.B.: Personen,
- Wissenstopografie
- Wissensquellenkarten
4.2.) Wissensbestandskarten Wissensbestandskarten zeigen an, wo und wie bestimmte Wissensbestände gespeichert sind. Ein Beispiel für eine Wissensbestandskarte kann z.B. ein Geografisches Informationssystem sein: - Geografische Informationssysteme
(GIS)
4.3.) Mischung aus Wissensträgerkarte und Wissensbestandskarte - Wissensmatrix: Hierbei werden Wissensbestände
oder Fähigkeiten im Verhältnis zueinander
5.) Erstellung von Wissenskarten Ausgangspunkt sind besonders wissensintensive Prozesse oder besonders sensible Wissensbestände. Danach gilt es, Wissen zu kodifizieren, kartografieren bzw. zu visualisieren. Anschließend erfolgt die Integration in die Geschäftsprozess-Systeme und in ein geeignetes Navigationssystem. Die Wissenskarte sollte dezentral aktualisiert werden, um die eindeutige Verantwortung zu gewährleisten. Nach regelmäßiger
Rücksprache mit den Nutzern sollte die Wissenskarte verbessert werden,
um den Benutzeransprüchen gerecht zu werden, und damit sich der hohe
Pflege- und Erstellungsaufwand auszahlt.
Zur Kartografierungstechnologie: Der Zugriff auf Wissenskarten
erfolgt häufig mittels Browser oder/und Lotus Notes.
Vorsicht: besteht jedoch aufgrund
der s. g. 33,33 Prozent-Regel:
6.) Kritische Erfolgsfaktoren für die Anwendung von Wissenskarten Es ist zu bemerken, dass die technische Realisierung selten ein Problem darstellt. Wissenskarten können beispielsweise im Intranet oder als integraler Bestandteil von Workflowsystemen oder Groupware verwirklicht werden. Die Erstellung und Pflege von Wissenskarten ist eine intellektuelle und organisatorische Herausforderung. Prozesse und Wissensziele im Unternehmen müssen klar definiert sein, bevor man mit der Erstellung einer Wissenskarte beginnt. Bereits vorhandenes Wissen gilt es zu identifizieren. Außerdem muß eine gemeinsame Sprache der Nutzer gefunden werden, damit eine erfolgreiche Nutzung der Wissenskarte ermöglicht wird. Wissenskarten haben einen dynamischen Charakter. Sie sind deshalb nicht mit der einmaligen Erstellung fertiggestellt. Es bedarf einer fortwährenden Pflege, um einen Nutzen zu erhalten. Veraltete Informationen sind für den Nutzer wertlos. Es ist daher unumgänglich die Wissenskarte stets zu aktualisieren. Wissenskarten haben den Zweck, über das in einer Organisation vorhandene Wissen Auskunft zu geben. Bei der Erfassung von Wissen können jedoch Schwierigkeiten auftreten, da die Mitarbeiter ihr Wissen nicht preisgeben wollen. Befürchtungen, dass sie nach Bekanntmachung ihres Wissens für das Unternehmen wertlos sind, oder dass sich die Machtverhältnisse, durch die Popularisierung von Wissen tieferer Hierarchiestufen, verschieben könnten, sind Anlass genug, um das eigene Wissen nicht explizit zu machen. Auch Fähigkeiten oder Kontakte, die ein Mitarbeiter in seiner Freizeit nutzt oder erwirbt, können für das Unternehmen von Interesse sein. Es ist jedoch darauf zu achten, dass die Privatsphäre der Mitarbeiter ausreichend respektiert wird. Wissenskarten können ein
hilfreiches Instrument des Wissensmanagements sein. Jedoch sollte man vor
der Erstellung abwägen, ob Aufwand und Nutzen im Verhältnis zueinander
stehen. Die Erfassung von Fähigkeiten und Wissen kostet Zeit und Geld,
was sich nicht immer bezahlt macht.
7.) Fallbeispiel Microsoft: Das Wissen der Systementwickler bei Microsoft soll mit dem Ziel, eine effektivere Abstimmung der Mitarbeiter auf ihre Aufgaben und Arbeitsteams zu erreichen, kartografiert werden. Das Projekt gliederte sich in fünf entscheidende Phasen: 1.) Strukturierung nach Typ und Niveau der vorhandenen Wissenskompetenzen 2.) Definition des Wissensbedarfs für bestimmte Arbeitsaufgaben 3.) Einstufung der Leistung einzelner Mitarbeiter in bestimmten Jobs nach ihrer Wissenskompetenz 4.) Erfassung der Kompetenzen in einem Online-System 5.) Verknüpfung des Wissensmodells
mit Schulungsprogrammen
Die Wissenskompetenz wurde in vier Stufen unterschieden: a) Grundwissen (Kompetenzen
mit Eintrittsniveau)
Auf jeder dieser vier Kompetenzstufen werden zwei Kategorien von Wissen unterschieden:
Bei jedem Kompetenztyp werden außerdem vier Fähigkeitsebenen differenziert:
Beispiel einer Anfrage: Auf die Wissenskarte besteht ein unternehmensweiter Zugriff per Intranet. Eine mögliche Anfrage könnte wie folgt lauten: „Nenne mir die besten fünf Kandidaten, deren Führungsfähigkeiten bei 80 % der für diesen Job erforderlichen Wissenskompetenzen liegen und die in Redmond beschäftigt sind.“ Zusätzlicher Nutzen: Außerdem ist die Wissenskarte mit einem Fortbildungssystem verknüpft. Dadurch wird die hohe Bedeutung von Wissen, im Besonderen auch für die Unternehmenskultur, verdeutlicht. |
Literatur
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